Lista de invitados y plano de mesas (plantilla gratis)
La lista de invitados es la decisión que más discusiones genera de toda la boda, porque toca dos cosas sensibles a la vez: el dinero y la familia. Y el plano de mesas es su continuación, con el añadido de que cambia hasta la última semana.
Esta plantilla te da el sistema de las tres listas para cerrar el "a quién invitamos" sin pelearte, las columnas que de verdad vas a necesitar, y las reglas prácticas para sentar a la gente sin dramas.
Qué incluye el PDF
- El sistema de las 3 listas (A, B y C) para cerrar el aforo
- Plantilla de lista de invitados con 6 columnas útiles
- Seis reglas para distribuir mesas sin conflictos
- Planificador de mesas con plazas y notas
- Imprimible en A4, 4 páginas
Plantilla de lista de invitados y mesas
Organiza a tus invitados, grupos y mesas sin volverte loco.
El sistema de las 3 listas
En vez de discutir nombre por nombre, clasificad a todo el mundo en tres grupos y decidid después dónde cortáis.
- 1
Lista A — los imprescindibles
Familia directa y amigos del alma. Van sí o sí.
- Se invitan primero y todos a la vez
- Marcan el aforo mínimo de la boda
- 2
Lista B — los que sí, si cabe
Los que invitaríais si el presupuesto y el aforo lo permiten.
- Se invitan a medida que la lista A dice que no
- Nunca todos de golpe
- 3
Lista C — compromiso
El "por si acaso". Solo si sobran plazas tras las confirmaciones de la A.
- Muchas bodas nunca llegan a esta lista
- Tenerla escrita evita improvisar tarde
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Uno por invitado, o por pareja / familia con sus acompañantes |
| Grupo | Familia novia, familia novio, amigos, trabajo… ordena el plano de mesas |
| Confirma | Sí / No / Pendiente. Es la columna que más vas a mirar |
| Menú / dieta | Vegetariano, sin gluten, infantil, alergias. El catering te lo pedirá |
| Bus | Quién usa el transporte, para dimensionar los autobuses |
| Mesa | Se rellena la última. No la cierres hasta tener el 90% de confirmaciones |
- Cuenta un 10-15% de bajas sobre los confirmados.
- Agrupa por afinidad, no solo por familia: mezcla gente que se caiga bien.
- Reparte a los invitados que no conocen a nadie en mesas acogedoras, nunca todos juntos.
- Deja la mesa más cercana a la salida para mayores o personas con movilidad reducida.
- Ex parejas y familias enfrentadas: sepáralos de vista, no solo de mesa.
- Niños: mesa infantil con monitor, o junto a sus padres. Decídelo con el catering.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos invitados de más hay que contar?
Al revés: cuenta bajas. Sobre los que ya han confirmado, un 10-15% acaba no viniendo por imprevistos de última hora. Por eso conviene dar el número final al catering lo más tarde que te permitan y no cerrar el plano de mesas hasta tener el 90% de respuestas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
El aforo aproximado, en cuanto reserves el espacio, porque condiciona el precio. Los nombres definitivos, al enviar las invitaciones (2-3 meses antes). El número final para el catering suele pedirse un mes antes.
¿Cómo se hace el plano de mesas de una boda?
Espera a tener el 90% de las confirmaciones, agrupa por afinidad más que por parentesco, y coloca primero los casos delicados (personas solas, mayores, familias enfrentadas). Después rellena el resto. Hazlo en lápiz o en una herramienta que te deje mover invitados: va a cambiar varias veces.
¿Los niños cuentan como invitados?
Para el aforo sí, pero el catering suele cobrarlos con menú infantil a un precio bastante menor. Confirma siempre con tu catering desde qué edad cobran menú completo, porque cambia mucho de uno a otro.
¿Y si no tuvieras que imprimir nada?
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